20 Modos de criar mais tempo

“Prossegui andando em sabedoria . . . , comprando para vós todo o tempo oportuno.” — Colossenses 4:5.

DEPOIS de identificar as atividades com as quais você quer preencher seus dias e horas, o desafio é passar da teoria otimista para a prática. As seguintes sugestões podem ajudá-lo a fazer isso.
1 FAÇA UMA LISTA DAS TAREFAS DO DIA. Numere os itens na ordem em que pretende cumpri-los. Indique os que merecem mais tempo. Tique cada item concluído. Passe as tarefas não realizadas para a lista do dia seguinte.
2 SINCRONIZE SEUS CALENDÁRIOS E AGENDAS. Não corra o risco de perder um compromisso porque está anotado em apenas uma de suas agendas. Se você tem um calendário em seu computador e outro num aparelho portátil, tente sincronizá-los.
3 ESCREVA UM “PLANO DE AÇÃO” contendo todos os passos envolvidos num projeto, e coloque-os na sequência apropriada.
4 TENTE PROGRAMAR AS TAREFAS MAIS IMPORTANTES PRIMEIRO. Será mais fácil conseguir tempo para as menos importantes.
5 SEJA REALISTA AO DEFINIR SEUS OBJETIVOS. Está mais ao seu alcance melhorar sua habilidade numa tarefa específica do que se tornar o presidente de sua empresa.
6 RECONHEÇA QUE VOCÊ NÃO TERÁ TEMPO PARA FAZER TUDO. Dê preferência às atividades que produzem os resultados mais importantes. Mas o que dizer das tarefas que são urgentes ou que simplesmente precisam ser feitas? Se elas não puderem ser canceladas nem delegadas, tente fazê-las em menos tempo. Algumas tarefas sem importância podem esperar meses se necessário ou talvez nem precisem ser feitas. Reserve o máximo de tempo possível para atividades relacionadas com as coisas que você acha que valem a pena, levando em conta seus objetivos.
7 ANOTE O TEMPO GASTO em suas atividades por uma ou duas semanas para descobrir aonde o seu tempo está indo. Você perde muito tempo em atividades sem importância? Será que a maioria das interrupções vem sempre das mesmas pessoas? Existe um período do dia ou da semana em que é mais provável você ser interrompido? Elimine atividades que se infiltraram na sua rotina e que desperdiçam tempo.
8 PROGRAME MENOS ATIVIDADES. Se você planeja colocar a leitura em dia, ir ao mercado, consertar o carro, receber amigos e ver um filme — tudo no mesmo dia —, vai ser uma correria, e você não aproveitará nada.
9 REDUZA AS INTERRUPÇÕES. Reserve um período do dia no qual você não permitirá interrupções, a menos que seja absolutamente necessário. Se possível, deixe o telefone desligado nesse período. Além disso, desative os pop-ups, ou lembretes eletrônicos, se eles costumam atrapalhar seu trabalho.
10 PROGRAME A TAREFA MAIS DESAFIADORA PARA O PERÍODO DO DIA EM QUE VOCÊ ESTÁ MAIS DISPOSTO E ALERTA.
11 FAÇA A TAREFA MAIS DESAGRADÁVEL O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL. Depois de concluí-la, você se sentirá mais animado para realizar as atividades menos desafiadoras.
12 DEIXE UM TEMPO RESERVADO PARA OS IMPREVISTOS. Se você acha que pode chegar a um lugar em 15 minutos, prometa estar lá em 25 minutos. Se acha que um compromisso durará uma hora, reserve uma hora e vinte minutos. Deixe uma parte do seu dia sem compromissos.
13 APROVEITE BEM O TEMPO. Por exemplo, ouça as notícias ou uma gravação enquanto faz a barba. Leia enquanto espera um trem ou durante a viagem. É claro que você pode usar esse tempo para relaxar. Mas não o desperdice, caso contrário, vai se arrepender.
14 SIGA O PRINCÍPIO 80/20. Se você alistou dez tarefas, quais são as duas mais importantes? Será que uma certa tarefa poderia ser dada como praticamente concluída se você desse atenção apenas aos aspectos mais importantes dela?
15 QUANDO SE SENTIR SOBRECARREGADO COM O TRABALHO, escreva cada tarefa em pequenos cartões. Daí divida os cartões em dois grupos: “Atividades de Hoje” e “Atividades de Amanhã”. No dia seguinte, faça o mesmo.
16 TIRE TEMPO PARA DESCANSAR REGULARMENTE. Voltar para o trabalho com a mente e o corpo descansados pode ser mais produtivo do que trabalhar horas extras.
17 PONHA POR ESCRITO. Escreva um problema, explique por que ele está incomodando você e aliste todas as soluções que conseguir pensar.
18 NÃO SEJA PERFECCIONISTA. Saiba quando parar e passe para a próxima atividade importante.
19 SEJA PROFISSIONAL. Não espere ter vontade para executar uma tarefa. Simplesmente comece a trabalhar.
20 SEJA FLEXÍVEL. Essas são apenas sugestões, não regras. Coloque-as em prática, descubra quais funcionam melhor e adapte as ideias às suas circunstâncias e necessidades.
[Nota(s) de rodapé]
Em linhas gerais, essa ideia é baseada no trabalho de Vilfredo Pareto, economista italiano do século 19, e é conhecida como princípio de Pareto. Envolve o conceito de que em geral 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. Esse princípio tem sido usado em muitas situações. Veja um exemplo simples: ao aspirar uma sala acarpetada, cerca de 80% da sujeira aspirada provavelmente corresponde a 20% do carpete, ou seja, das áreas de mais movimento.